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徐国刚:会议如何高效?
2016-01-20 10292
编语:做到这八个原则,远离低效的会议、无用的会议、拖拉的会议、陪绑的会议。)

主题要唯一
一次会议,就有一个主题,最好。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题为好。议题越多,参加人员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。

人员要相关
参加会议的人员,一是要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位,派员参加。协办的单位,不要派人陪绑。二要坚持“有效性”的原则。具体的议题,让主责人员直接汇报,不要让领导代为汇报,避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则。参加会议的人员,一定要有决策权,主管领导有事派员参加,也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决,是最大人员成本的浪费!

事先要通报
要想会议高效,事先告知很重要。不要到会场才知什么议题,没经深思熟虑作出决策,导致决策有误。重大议题应提前一天告知,让大家各广泛征求意见,充分作好准备,开会各抒己见,迅速作出决策,提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。

程序要准确
会议的程序很重要,关系到会议是否民主,有效。一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持,或办公室主持。二是不要领导先讲话。避免有的人“话里听音”拍马屁,失去民主按领导意见办。三是该议的时候议,该决的的时候决,该举手的时候举手,该签字的时候签字,尽可能会上形成决议,不要事后补办,切实提高会议效率。

时间要紧凑
要事先规定会议时间,一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议,说明分歧较大,可以回去准备,二次在议,做出准确决策。人是有生物钟的,开会时间长了,大脑反映迟钝了,决策慢了且容易出错。当然,11点会议,容易提高会议效率,但也应避免仓促决策。

记录要完整
会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录,到会议决议、表决情况,都要进行详细记录,以观备查。可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。

纪要要及时
会议召开后,应在两日内,下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以,要及时贯彻会议精神,一是增强会议时效性,发挥会议的作用;二是可以乘热打铁,取得事半功倍的效果;三是避免节外生枝,导致不必要的麻烦。四是提高会议的效益,增强执行力。

决策要检查

会议决策情况的跟踪检查,非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里,要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议的贯彻,制定及各节点,每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结,好的表扬,错的处罚,确保会议有效性的贯彻落实。

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