第二节    工厂行政管理

1、行政/总部部的工作职能是什么？

（1）  防火防盗与突发事件的处理。

（2）  厂区生产/办公及宿舍环境卫生的清洁与维护。

（3）  宿舍分配、门卫管理、水电管理。

（4）  厂区宿舍会客、车辆进出货的管理，公务用车的管理。

（5）  全厂的伙食供应与管理。

（6）  消防设施的管理与安全检查。

（7）  配电系统的建立与安全检查、维护。

（8）  厂区、宿舍财产及员工安全的保障与维护。

（9）  休闲、康乐设施的管理，固定资产的管理。

（10）  清洁用品、办公用品、电器配件的采购。

2、行政主管的工作责任有哪些？

（1）  定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况，主动做好调查总结，及时汇报。

（2）  组织做好来客接待和车辆的管理工作。

（3）  负责组织工作会议，安排做好会务工作，负责直协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。

（4）  对当得知生产/行政工作出现异常情况时未能及时向最高管理层反映，以致造成重大损失的事故负责；对本部门所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。

（5）  对厂部行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。

（6）  对机密文件和文书档案管理不严，发生泄密或丢失、损坏负责，对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。

3、办公室的整理、整顿、清扫和清洁和重点是什么？

办公室“5S”活动的主要事项：文字资料、办公用具、环境整洁、员工仪容等。

（1）  文字资料的管理、整顿的分类包括受控文件和资料、公用文字资料、个人文字资料。整理、整顿原则：

①  公用文件资料置于公共场所，专人管理。

②  个人文字资料个人管理。

③  所有文字资料都应有标识；

④  所有文字资料都要按取用方便的原则，按使用频率、重要性等分类存放于固定的位置；

⑤  规定文字资料的舍弃规则，及时销毁无用文字资料；

⑥  提倡及时处置，养成不堆积文件睥良好习惯。

⑦  不允许私藏文件，养成有借有还的良好习惯；

⑧  私人文字资料最好不放置在办公室。

⑨  定期整理、整顿、检查。

（2）  办公用具的整理、整顿分类包括公用物品、个人使用物品，管理原则如下：

①  公用物品放置在方便使用的位置并规定使用规则（如用后放回原处等）；

②  个人物品与工作无关的应离开办公场所，与工作有关的应按使用频率、重要性分类并放置在固定的位置；

③  规定存弃标准，及时舍弃不用的物品或极少使用的物品；

④  倡导“单一”原则，有用的物品在身边应只有一套（件）；

⑤  经常性地检查。

（3）  环境清洁、清扫要点：

①  在整理、整顿的基础上保持经常性的清扫和清洁。

②  规定责任区域，规定清扫、清洁要求和标准。

③  实施经常性清扫、清洁活动。

④  经常性的检查和纠正。

4、怎样检查员工健康？

（1）  员工身体检查一般每年举办一次。

（2）  一般检查由行政部负责与医院联系时间，分别至该医院接受检查或者由行政部接洽医生至厂内检查。

（3）  经检查结果有疾病者，应早期治疗，如有严重病况时，由公司令其停止继续工作，往劳保指定医院治疗。

（4）  行政部每逢年终应将疾病名称、人数及治疗情形等统计，以便下一步作有效改善措施的参考。

5、员工公伤费用哪一些可以发放？

备注：每一家工厂的情况不同，此处选出某一家工厂的规定供参考，凡是与劳动法规抵触者，一律以法律法规为准，本节内其他凡涉及到法规的地方均应照此办理。

（1）   一般应首先送往劳动局指定医院，因情况危急先行送往就近医院治疗者，其所付费用可以发放。

（2）   急救所做的紧急处理，如输血或特效针药等费用可以发放。

（3）   主治医生主为必需的针药，而劳保不能付给者可以发放。

（4）   临时及试用人员视实际情况酌情予以补助。

（5）   公伤补助费的发放应附医院证明及收据，由行政部门办理。

（6）   员工如果因公致残，具体补助视情形由双方协定，可由劳动部门予以仲裁，也可以由人民法院裁决。

6、员工饭卡如何管理？

（1）   饭卡由行政/总务部门统一设计制作，每月月底统一发放下月饭卡。

（2）   使用饭卡必须与本人厂牌同时使用方为有效，一律不得借与他人使用，违者罚款。

（3）   员工请假时，应将请假单与饭卡一并上交，销假时再取回。

7、员工宿舍怎样管理？

（1）   员工申请宿舍，应填写宿舍分配申请单，交由主管核准后送总务部科登记并听候分配。

（2）   员工接到宿舍分配通知后，应于限期内迁入居住，逾期以弃权论。

（3）   爱护安全设备和各种家具。

（4）   节约使用水电，宿舍的清洁工作应由室内居住人自行轮流打扫并经常保持房间的清洁与整齐。

（5）   宿舍内不得有酿酒、赌博或有伤风化等不下当行为。

（6）   宿舍内不得存放违禁及易燃物品。

（7）   宿舍内一律禁止做饭，并不得私自使用电炉、洒精炉等，以保证安全。

（8）   宿舍内不准喧哗、造成噪声等扰乱他人的行为。

（9）   行政/总务经常派员视察宿舍，住宿者须听从有关安全公益等的指导。

（10）  住宿人的私有财物如有遗失，应立即报告室长及行政/总务部门。

（11）  员工下班后除餐厅、康乐室、网球场外，不得任意到工厂或办公大楼游荡。

（12）  员工离职时，应于离职时随即迁出宿舍，以免发生其它事情。

8．怎样管理保安/门卫的训练？

（1）   由保安队长、消防单位讲解、观看录像，由培训组进行考核。考核内容包括：

①  帮区岗位分布及巡逻路线的熟悉程度。

②  接待来宾的姿态及语言。

③  突发事件的模拟处理（火灾、盗窃、斗殴等）。

④  防盗报警器及消防器材分布及操作使用。

（2）   由保安队长/教练讲解体能训练，并进行实地训练，包括：

①  队列、操练。

②  空手拳术、散打

③  耐力及灵敏性的其他体能运动。

9、如何处理突发事件？

（1）   当白天发生火警事故时：

①  白天发生时，迅速通知值班保安，并迅速用灭火器将其熄灭，同时打火警电话：119

②  用广播呼叫消防委员会成员集结，按平时演练的方法开展灭火行动。

③  指导员工向安全地区有组织地疏散。

④  协助消防队进行灭火工作，火势熄灭后应清查人员及物品损害情形。并保持完整现场，以供警方或保险公司处理。

（2）   当发生打架斗殴事件时：

①  迅速通知值班保安进行制止，将肇事双方带到其他地方处理，并疏散围观起哄人员。

②  保安处理事件时，立场要公正，以理服人，千万不可偏袒或加入其中一方。

③  若外来人员来厂滋事，认清对方面貌特征、人数、车牌号，了解其有无携带凶器，询问滋事原因等，同时关闭大门及所有出入口，并通知所有保安人员集结，以防万一。

④  保安无法制止时，应立即拨打110报警。

（3）   当员工急病或发生工伤时；

①  立即通知行政部安排司机，或立即到街上叫车。

②  同时联络当班管理人员，请其筹款安排专人陪同前去医院治疗。

10、行政/总务怎样管理车辆？

（1）   因公用车须于事前向行政部按照重要性顺序申请调派。

（2）   使用人在驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。

（3）   使用人必须具有驾照，驾驶我须严守交通规则，任意放置车辆导致违犯交通规则，损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予以处分。

（4）   车辆应停放于指定位置，停车场或适当位置，驾驶人不得擅将公务车开回家或私用，经公司特许或返回时已逾晚上九时者例外。私用时若发生事故、损毁、失窍等，在扣除保险理赔后全部由私人负担。

（5）   每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应该核对车辆里程表与记录表上的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等，管理部每月抽查一次。

（6）   车辆使用人应爱护车辆，保证机械、外观良好，使用后应将车辆清洗干净，车辆保养时按照发下程序作业：

①  如由于驾驶人使用不当或疏于保养，而致车辆损坏或机械故障，所需的维修费，应视情况由驾驶员承担部分费用。

②  车辆维修、清洗、打蜡等应先填“车辆维修申请单”，注明行驶里程，核准后方得送修。

③  车辆应到行政部指定处保养或者到特约维修厂维修，否则维修费一律不准报销。凡可自行修理者，均可以报销购买材料零件费用。

④  车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际需要进行修理，当修理费超过2000元时，应与行政部联系请求批示。

（7）   当发生违规/事故时：

①  在无照驾驶或未经许可将车借予他人使用，如果违反交通规则或发生事故，由原规定驾驶人负担，并予以记过或免职处分。

②  各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应行急救伤员，向附近交通警察报案，并立即与行政部主管联络；如属小事故，可自行处理后向行政部报告。

③  发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失的，经扣除保险金额扣，其差额酌情由驾驶人负担一部分。

④  意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。凡是违反交通规则而造成的罚款由驾驶人负担。

11、车辆管理检点表

车号                                                            年  月  日

12．公务车使用纪录表

13．办公文具用品如何管理？

（1）   文具印刷用品之申请、收发、保管、记帐由行政/总务专人负责管理。

（2）   管理员应按文具用品的品种、规格为单位，并依收发凭证登入“文具用品进出登记卡”。

（3）   各部门领用印刷品时，应填写“文具用品领用单”，经主管批准后领用。

（4）   各单位除特殊物品外，共用的信封、信纸、内部联络单等均由总务保管。

14．怎样保证计算机系统的安全？

（1）   病毒防护的要求

①  对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档；对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。

②  任何微机需安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经理同意后，由电脑室负责安装；所有微机不得安装游戏软件。

③  装有软驱的微机一律不得入网，软盘在使用前，必须确保无病毒。

④  数据的备份由相关专业负责人管理。备份用的软盘由专业负责人提供。

⑤  使用人在离开前应退出系统并开机，未经保管人同意。不得使用他人的电脑。

（2）   管理措施

①  要求各专业负责人采取必要措施，确保所用的微机始终处于整洁和良好的状态。

②  除电脑室负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备。

③  对于关键的电脑设备应配备必要的断电保护；电源硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施。

④  由电脑室起草防病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报电脑经理批准后实施。

⑤  由各专业负责人和电脑室的专人，根据上述作业计划按时（每周最少一次）进行检测工作，并填写检测记录。

15、防火制度主要应该包含哪些方面？

（1）   以“预防为主，防消结合”为原则 ，防火安全领导小组应经常对全体干部、职工进行防火安全教育，并组织业务消防队进行消防训练；完善逐级检查制度以保证及时发现和消除火险隐患。

（2）   各生产班组、要害部位的兼职防火安全员及主管，应在每日下班和交接班前，对本工作部位进行一次防火安全检查；本公司防火安全领导小组半年时行一次大检查，每季度进行抽查。

（3）   对从事或雇请电工、焊工等特殊工种的人员，要按规定时行防火安全技术考核，取得合格证方可操作；应给各关键部位、生活区配置消防器材，不得借故移作他用。

（4）   仓库的库存物资和器材，凡是涉及到易燃、易爆品，都要严格按章管理。

（5）   任何人发现火险，都要及时、准确地向保卫部门或消防机关报警，并积极投放参加扑救，保卫部门按到火灾报警后，应及时组织力量配合消防机关进行扑救；

（6）   全体职员在宿舍一律不得使用电炉等电器；外来施工单位在作业中需用明火的，要按规定填写《临时动火作业申请表》，严格办理申批手续，待批准后发给《临时动火许可证》方可进行动火作业，下班前严格执行检查制度，确认安全后方可离开。