刘小明-如何开好周例会

管理其实是很简单的事情，但做到真难。就拿开周例会来说，就是一件非常简单又非常难做到的事情。有一家公司请我们讲如何开好会，他们的老总深感到他们的会议开得不好，他相信管理咨询公司一定知道如何开好会，所以让我们给他的管理层讲一讲。

管理咨询公司的管理不一定做得就非常好，还是因为，管理确实是一件非常简单但又非常难做到的事情（重要的啰嗦了三遍）。但管理咨询公司确实更容易知道如何做，因为他有更多专门的时间去研究。

一些企业里面周例会开得确实挺糟糕，怎么开的都有。有的是流水账式，主持人宣布会议开始，每个人按照既定的顺序，把自己想说的话一下，大家说完了，主持人说：“会议到此结束！”于是各自散去。有的是一言堂式，主持人说：“会议开始，请李总讲话…… ”总经理说了上周的工作，说了工作中的问题，对大家提出了工作要求，讲完了。主持人说，请大家针对李总发言谈自己想法。“没有想法，好，希望大家认真执行，散会！”于是各自散去。有的是聊天式，并没有固定之模式，想说什么的都有，到时间就结束，各自散去。

怎么开好周例会呢？

要知道如何开好会，其实记住一个英语单词就够了，PATIO，这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象，开会在庭院里开，就更容易记住。英文是。这个单词的每一个首字母代表会议的一个原则。

目的(Purpose)

议程(Agenda)

时间(Time)

信息(Information)

结果(Outcomes)

1、会议的目的(Purpose)。会议一定要有目的，而且这个目的应该具体。有没有想过，周例会的目的是什么？通过跟进、细化、发现问题，改进，推进月度、年度目标的实现。总之，目的应该非常明确，不是为了开会而开会，是为了达成目标解决实际问题。

2、议程(Agenda)。会议都有一个议程，例会的议程相对固定，可以提高效率。可以来个三段论：（1）上周行动计划目标的完成情况；（2）过程中好的方面及存在的问题，需要改进的地方；（3）新的行动计划和目标、责任人。

3、时间(Time)。时间相对也固定下来，周例会1个小时就可以了，超过1.5个小时的会议一定在浪费时间。如果觉得会议内容太多，1个小时时间不够，怎么办？那就精减会议内容，直到控制在1小时之内。

4、信息(Information)。其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性，聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账，把日常工作都说了出来，这大大地浪费了时间。

5、结果(Outcomes)。会议要有结果，并不仅仅指记录员写的会议纪要，而是指会议上制定的行动计划如何落实，目标和评价标准是什么？责任人是谁？资源保障是什么？总之是为了落地。发现问题，为下一步的改进提供基础。

这五条原则，其中蕴含着PDCA的管理闭环过程，如果都做到了，就会使各项工作不断得到改进和提升。

知道如何开会，对许多规范管理的企业都不是什么事儿。但大部分企业做得并不好，存在大量因会开得不好浪费人力和时间的现象。

8个人的会议，本来1个小时就能解决问题的，结果延长到了2个小时，这就整整浪费了一个人一天的工作量。如果会议的内容并没有解决什么问题，或者会议的内容没有落实，浪费的就更多。

我们对某国有商业银行某部门进行工作量饱和度的测查，部门员工说，他们每周的周例会要开一上午的时间，他们要求按3小时核算工作量。

如果这个部门共有10个人，他们的周例会能够控制在1个小时之内，仅这一项工作，就能节约出20个小时，相当于节约出0.5个人手出来。而这个部门一直在向人力资源报怨人员编制紧张，需要增加人手。