计划多一点，做得少一点 常觉得工作怎么做也做不完？工作前如果没有做好事先规画，最后必须花更多时间进行除错与改正。所以，多花点时间做好事前计划，你就能事事做得省时省力又轻松！ 在办公室里，是不是常常觉得工作做不完，一定要加班才能完成？或觉得工作愈做愈多，无法收尾？你有没有想过，自己究竟在忙什么？「时间管理的杀手，就是没有计划，」长宏项目管理顾问公司总经理周龙鸿说。 多做计划，避免天天救火 每天要做的事，可分成4种：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。 多数人会先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」会因为一直拖着没有做，有天突然变成「重要且急迫的事」。这时候，你就得赶去救火，要是没救到，就会出大麻烦。 「大部分的人很忙，是因为把应该拿来做计划的时间拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的时间变成0。这会造成恶性循环：今天要救火是因为昨天重要的事情没做，今天重要的事又因为去救火不能做，所以明天又会着火，愈烧愈大，」周龙鸿说。 如果一开始就想省下计划（Plan），执行（Do）的时间或许会一样，但却要花很多时间检核（Check），最后甚至无法行动（Action）。这就是某些企画案只能用来交差了事，实际执行却漏洞百出的原因。想要简化工作，必须做好明智的时间管理，把大部分时间都拿来做「重要但不紧急的事」。 审慎评估，避免规画失焦 「做计划」并不是写出厚厚的一本报告，而是一个「事先规画」的概念。很多人一开始就直接写计划（他称之为「小P」），却没有经过评估（也就是「大P」），最后结果一定会失焦。 比如说，老板要你写一份企画案，你没有问清楚老板的目的，也没请教专家或资深同事的意见（跳过了大P），回去就开始埋头找数据（直接进入小P）。最后写出一本不符老板和客户需要的企画，只好来来回回修改，反而浪费更多时间。 万一，你一直都忙着处理「急迫又重要的事」，没时间做计划，可以采取的策略就是「速战速决」，省下一点时间思考。「你有没有想过，万一你又掉了一次钱包，该怎么办？」这是可以管理的从口袋里掏出皮夹，抽出一张折得四四方方的A4纸张，上面是他的驾照、身分证等重要文件的影印。掉过一次皮夹后，他学会把所有证件正本留在家里，只带一张有照片的健保卡做为证明之用。「『掉皮夹』就像一个项目，结案后要把特别的学习经验归档，这就是计划的功用！」 一般人之所以缺乏执行力，是因为没有高效率。建议用「大块时间法则」，把每天要做的事分成「容易的事」与「重要的事」，每天至少要有连续120分钟能专心做事，完全不受打扰。先用前30分钟完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。时间一到，不管有没有做完，就切到规画项目之类「重要的事」上，如果做得起劲，超过90分钟也无所谓。 每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有没有做好，再调整明天的「Action」。只要能贯彻用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，达成工作与生活的终极目标。 如何用PDCA做人生与工作的时间管理？ PDCA不只可用来做平日的工作排程，小到每天哪几个小时该做那件事，大到个人一生的目标规画，都可以套用在PDCA的架构下，帮你做出最理想的分配，善用人生的每分每秒！ Step1：先拟定出自己的「人生目标」，并以此做为制定计划的准则，让每一个年度计划都能符合自己预期的最终人生目标。 Step2：在确认人生目标后，将关于「工作」与「人生」所有的「年度计划」列出来，并依照「重要性」「急迫性」及「成功机会」来给分数，最佳的给5分，最差的给1分。将3个分数相乘，分数最高者，为最优先执行的计划。 Step3：在确定该先执行哪些计划后，再将每个计划都用PDCA来加以拆解，规画出应做事项与工作内容。 Step4：在确定应做事项后，执行时，依照每周的进度或每天的体力分布状况，决定做事的时间。 Step5：最后，每件事都用「大块时间法则」来执行。如此，就能确实掌握每件事的重要性，将时间做出最有效率的安排。 黄力泓文选集