哈佛经理会议

                     问题分析

最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措，便是预防各种问题的发

生。一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法。

    一般而言，最容易令会场丧失控制的问题有以下八种：

(1) 与会者的发言离题。

(2) 与会者间交头接耳。

(3) 与会者分心。

(4)与会者之间发生争论。

    (5)少数人垄断会议。

    (6)与会者显露不安并急于离席。

    (7)与会者拒绝参与。

    (8)主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：

一、 与会者发难

1原因

(1) 对会议目标或讨论主题不清楚。

(2)过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。

2预防澄清会议的目标与讨论的主题。

3补救

(1)主席应具高度的敏感性，以分辨离题的发言。

    (2)主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”

    (3)主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。

    (4)主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”

二、 与会者分心

    1原因

    (1)对会议目标及讨论主题不清楚。

    (2)感到沉闷无聊。

    (3)会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。

    (4)外界环境干扰。

    (5)对会议内容缺乏兴趣。

    2预防

    (1)澄清会议的目标与讨论的主题。(2)令与会者感到会议有益及有趣。(3)慎选会议时间及地点。

    3补救

    (1)尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法，以便令其他与会者也能分享他们的看法。

    (2)作短暂的停顿，甚或稍作休息。

    (3)如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续会。

    (4)如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂的停顿。

三、 与会者争议

    1原因

    (1)对会议目标或讨论主题不清楚。

    (2)对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。

    (3)凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。

    2预防

    (1)澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。

    (2)事先强调这样的观念：“真正重要的是：什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。

    3补救

    (1)倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。

    (2)倘若争论是题内的，则：①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身。②征求沉默的与会者的意见。③主席显示自己的个人观点或个人立场。